Lohnkosten als Quelle für Steuereinsparungen

München:

Anfang dieses Jahres ist die Gewerbekapitalsteuer endgültig entfallen, erhebliche Unsicherheiten bei der Steuerplanung – etwa bezüglich der 620-Mark-Jobs und der Nachtarbeitszuschläge – gibt es jedoch nach wie vor. Im folgenden Beitrag beschreibt Rechtsanwalt Johannes Fiala*, wie bei geltendem Recht nicht nur für Handwerker und Kleinbetriebe über die Lohnkosten erhebliche Einsparungen möglich sind.

 

620 Mark-Kräfte

Lassen Sie sich auf den Lohnquittungen und Stundenzetteln bestätigen, dass bei Ihrem Mitarbeiter nur ein solches Arbeitsverhältnis besteht: Andernfalls reagiert die AOK nach einer Anmeldung erst mit monatelanger Verzögerung und teilt dann mit, dass Sie die normalen Sozialabgaben bezahlen müssen, weil mehrere solcher Jobs von Ihrem Mitarbeiter übernommen wurden. Lassen Sie sich von der Diskussion der Politiker nicht beeindrucken und nutzen Sie diese Abgaben-Sparmöglichkeit, solange sie (noch) besteht.

 

Lohnfortzahlung

Die gesetzliche Regelung (80 Prozent Fortzahlung statt vorher 100 Prozent – oder ein Urlaubstag weniger pro 5 Tage Krankheit) brauchen Sie nicht im Arbeitsvertrag zu regeln: Das Gesetz gilt sowieso. Aber bezüglich der Zuschläge zu Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit bedarf es eines Ausschlusses – denn die Fortzahlung dieser Lohnbestandteile im Krankheitsfall führt zur Steuerpflicht.

 

Begründung:

Die Zuschläge sind nur dann steuerfrei, wenn die Arbeit auch geleistet wurde. Zuschläge für Sonn-, Nacht- und Feiertagsarbeit Die steuerfreien Zuschläge (etwa bei Nachtarbeit von 20:00 bis 6:00 Uhr möglich) betragen ab 25 Prozent aufwärts. Weil sie sich addieren (so sind zum Beispiel Nachtarbeit und Feiertagsarbeit möglich), können Zuschläge bis 190 Prozent – zusätzlich zum normalen Lohn – bezahlt werden. Nachdem aus der Steuerfreiheit auch die Sozialversicherungsfreiheit als Regel folgt, bedeutet das faktisch: Netto wäre bis zu etwa dem 5fachen an Auszahlung möglich. Außerdem gibt es bei einer Bezahlung nach Stücklohn noch eine zusätzliche Möglichkeit für einen Sonderzuschlag.

Altersteilzeit/Frührentner über erlaubten Zuverdienst informiert die LVA und die BfA. Eine erste Orientierung über die näheren Einzelheiten bietet eine Software der Technikerkrankenkasse – dort für Arbeitgeber kostenlos erhältlich.

 

Fahrtkosten

Statt der steuerfreien Erstattung des Reisetickets für den öffentlichen Verkehr (auch die Bahncard) gibt es auch die Möglichkeit des Kilometergelds: Hier können mit 15 Prozent pauschalbesteuert bis zu 0,70 Mark je Entfernungskilometer und Arbeitstag sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Aber Vorsicht: Wenn Ihr Arbeitnehmer sein Ticket kauft, können Sie die Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Daher ist es günstiger, wenn Sie sich als Arbeitgeber die Rechnung unmittelbar an Ihr Personalbüro senden lassen.

Erholungsbeihilfe

Bis zu 300 Mark pro Jahr, plus 200 Mark für den Ehegatten sowie 100 Mark pro Kind – sind mit 25 Prozent pauschalbesteuert und versicherungsfrei pro Jahr auszahlbar.

 

Telefonkosten

Unter besonderen Umständen können Sie steuerfrei 20 Prozent der Telefonkosten des Mitarbeiters übernehmen. PC- und andere Werbungskosten Nutzt der Mitarbeiter einen PC ausschließlich beruflich, können Sie die Kosten übernehmen. Wenn Sie als Arbeitgeber den PC kaufen, können Sie die Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückerhalten.

Falls Sie dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, kann die Auszahlung steuerfrei erfolgen. Damit sparen Sie sich und dem Arbeitnehmer die Sozialversicherung, denn der Arbeitnehmer könnte den PC von der Steuer absetzen – das bekäme er dann allerdings nur bei der Lohn- beziehungsweise Einkommensteuer als Absetzung angerechnet. Die Sozialversicherung ersparen sich hier also sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Auch die Kosten für andere Arbeitsmittel und anerkannte Berufskleidung können Sie dem Arbeitnehmer gegen Belegnachweis erstatten. Vorsicht ist bei den Kosten des Arbeitszimmers geboten, denn hier sind einige Gerichtsverfahren anhängig und die Rechtslage noch nicht endgültig geklärt.

Die Auslagen des Mitarbeiters sollten Sie möglichst nicht pauschal abgelten – auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter die Dinge selbst gekauft hat. Denn eine Pauschale würde – von Ausnahmen abgesehen – immer zum steuerpflichtigen (und damit auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn rechnen. Wenn Sie einen Heim- beziehungsweise Telearbeitsplatz beim Mitarbeiter einrichten, können Sie die Kosten im Übrigen voll absetzen. Der Arbeitnehmer kann die Kosten ebenfalls geltend machen – falls er jedoch bei Ihnen im Betrieb noch einen Arbeitsplatz hat, dürfen nicht mehr als 2.400 Mark pro Jahr abgesetzt werden.

 

Werkzeuggeld und Berufskleidung

Wenn der Arbeitnehmer eigene Werkzeuge benutzt, können die Kosten für die Abnutzung des Werkzeugs, die Instandhaltung und Reparatur sowie die Beförderungskosten zur Arbeit und zurück steuerfrei erstattet werden. Das gilt sinngemäß auch für typische Berufskleidung. Eine Entschädigung für den Zeitaufwand zur Reinigung gehört zum normalen Arbeitslohn. Heimarbeitszulage Bei Telearbeit und bei sonstiger Heimarbeit darf ein Zuschlag von zehn Prozent zum Grundlohn zur Abgeltung der mit der Heimarbeit verbundenen Aufwendungen (etwa Miete oder Strom) steuer- und sozialversicherungsfrei bezahlt werden (das ist also eine Art von erlaubter Pauschale).

 

Reisekosten-Erstattung

Steuerfrei bedeutet regelmäßig sozialversicherungsfrei: Wenn Ihr Arbeitnehmer mit seinem eigenen Auto eine Besorgung für Sie macht, können Sie 0,52 Mark pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten. Wie Sie der ADAC-Kostentabelle entnehmen können, sind die 0,52 Mark nur ein Bruchteil der tatsächlichen Kosten, die der Arbeitnehmer für sein Kfz hat (beim VW-Golf zum Beispiel über eine Mark pro Kilometer). Bei Reisen für den Arbeitgeber beziehungsweise zu Fortbildungsseminaren kommen noch Hotel-, Flug,- Verpflegungs- und Unterbringungskosten. Sofern Sie dem Arbeitnehmer zusätzlich Verpflegungskosten oberhalb der gesetzlichen Pauschale erstatten, kann bis zum Höchstsatz auch hier die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent gewählt werden.

 

Direktversicherung

Ebenfalls pauschalbesteuert mit 20 Prozent und sozialversicherungsfrei ist die Vermögensbildung beim Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber die Prämie für eine kleinere Kapitallebensversicherung bezahlt. Diese mittel- oder langfristige Geldanlage war schon immer rentabler als ein Sparbuch.

 

Unfallversicherung

Als Arbeitgeber können Sie unter bestimmten Umständen auch die Beiträge zu einer Unfallversicherung des Arbeitnehmers übernehmen.

 

Kündigung und Abfindung

Je nach Alter des Arbeitnehmers können 24.000 Mark oder mehr steuer- und sozialversicherungsfrei sein. Nach der Rechtsprechung kann das auch dann der Fall sein, wenn danach ein neues Arbeitsverhältnis zu geänderten Bedingungen zustande kommt. Vielleicht steht ja bei Ihnen an, dass Sie an eine Änderungskündigung denken – dann sollten Sie prüfen, ob ein Vorgehen in zwei Schritten nicht günstiger wäre:

Erst die Kündigung mit steuerfreier Abfindung und dann eine Neueinstellung des Mitarbeiters auf einem anderen Arbeitsplatz.

 

Eigene Kfz-Kosten

Es hat sich bereits herumgesprochen, dass die sogenannte Ein-Prozent-Regelung nur für den Finanzminister günstig ist. Der braucht wegen der hohen Steuerausfälle dringend Geld. Sie tun gut daran, ein Fahrtenbuch zu führen, damit Sie nachweisen können, wie viele Kilometer Sie beruflich fahren. Nach Ansicht strenger Finanzbeamten müssen Sie ein Fahrtenbuch auch dann führen, wenn das Auto nur beruflich genutzt wird und ein Privatwagen zur Verfügung steht. Ein elektronisches Fahrtenbuch im Auto oder eine Fahrtenbuch-Software im Büro (etwa von Schweighofer Managersoftware, Passau) kann helfen, die Mehrarbeit dafür in Grenzen zu halten.

 

Aufzeichnungspflichten

Denken Sie immer daran: Sie müssen bei jeder Steuersparmöglichkeit noch besondere Voraussetzungen dokumentieren. Der schriftliche Nachweis ist immer erforderlich und in jedem Falle anders geregelt. Wenn Sie die Löhne selbst berechnen, leisten die Software-Programme (etwa Presto-Verlag, Hemmingen) auf dem Markt große Dienste. Denken Sie daran, dass eine Betriebsprüfung der LVA oder des Finanzamts zu hohen Nachforderungen führen kann – schließlich bieten obige Möglichkeiten der Abgabenreduzierung erhebliche Kostenersparnis:

Ohne Dokumentation bleibt der Spareffekt auf Dauer aus. Bei Lohnsteuerschuld bis 1.600 Mark pro Jahr genügt eine jährliche Anmeldung. Ansonsten müssen die Abgaben bis zum zehnten Tag des Folgemonats gemeldet und bezahlt sein.
Einstellung von Arbeitslosen: Die Bundesanstalt für Arbeit und die Arbeitsämter informieren Sie auf Anfrage über folgende finanzielle Hilfen:

Einarbeitungszuschuss,

Lohnkostenzuschuss,

Beschäftigungsbeihilfe,

Eingliederungsbeihilfe,

Einstellungszuschuss.

Die Vermittler beim Arbeitsamt müssen Sie allerdings danach fragen – ein Antrag nach der Einstellung kommt in der Regel zu spät.

 

Mitarbeit des Ehegatten

Wenn der Ehegatte mitarbeitet, ist zu prüfen, ob eine Unterbezahlung vorliegt: Das Finanzamt beanstandet unklare Regelungen über die übliche Vergütung und eventuelle kostenlose Arbeit – auch diese muss im Arbeitsvertrag vorher schriftlich geregelt sein. Auch bei Ehegatten – wie übrigens ebenfalls bei 620-Mark-Jobs – gilt, dass zusätzlich die oben genannten Zuschläge, etwa für Sonn-, Nacht- und Feiertagsarbeit, bezahlt werden dürfen. Damit lässt sich der Nettolohn steuerfrei mehr als verdoppeln.

 

Kindergartenzuschüsse

Die Beiträge für die Unterbringung und die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder des Mitarbeiters in Kindergärten und ähnlichen Einrichtungen können steuerfrei erstattet werden. Das gilt normalerweise auch für Ehegatten-Arbeitsverhältnisse. Wenn Sie einen (kleinen) Betriebskindergarten einrichten, können Sie die Kosten ebenfalls absetzen. Nicht abzugsfähig wären Kosten für die Betreuung der Kinder zu Hause. Studenten, Schüler, Aushilfen Nur für Studenten müssen die Rentenversicherungsbeiträge abgeführt werden. Allerdings entfällt dies bei Praktikanten (zum Beispiel einer Berufsschule) und bei Studenten, deren Praktikum nach der Studienordnung als Pflicht festgelegt ist.

 

Mahlzeiten an Mitarbeiter

Wenn Sie auf Kosten des Betriebs ein Essen anbieten, können Sie den Mitarbeitern damit eine Art von indirekter Lohnerhöhung bieten. Bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen sind nur die sogenannten Sachbezugswerte zwischen 2,60 Mark für ein Frühstück und 4,60 Mark für ein Mittag- oder Abendessen (für Azubis unter 18 Jahren nur je 0,10 Mark weniger). Die Differenz zu Ihren tatsächlichen Kosten (Lebensmittel, Koch etc.) können Sie absetzen, und der Mitarbeiter muss das nicht weitergehend versteuern.

 

Umzugskostenkostenvergütung

Der tatsächliche beruflich veranlasste Mehraufwand der Umzugskosten kann steuerfrei erstattet werden. Hier sind jedoch zahlreiche Besonderheiten zu beachten.
Heiratsbeihilfe Bei einer Heirat dürfen 700 Mark als abgabenfreie Beihilfe bezahlt werden. Betriebsveranstaltungen üblich sind Aufwendungen bis zu 200 Mark pro Mitarbeiter bei üblichen Veranstaltungen. „Üblichkeit“ liegt insbesondere vor, wenn es sich um einen Tag handelt und der Anlass beispielsweise ein Betriebsausflug, eine Weihnachtsfeier oder ein Pensionärstreffen ist.

Geschenke im Wert bis zu 60 Mark sind ebenfalls möglich. Unüblich wäre also eine betriebliche Urlaubsreise: Hier kann der Arbeitgeber jedoch ebenfalls Abgaben sparen, indem er die 200 Mark übersteigenden Kosten mit 25 Prozent pauschal als Lohn versteuert. Nebenkosten, wie Flugkosten oder Saalmiete, sind für die Ermittlung der 200-Mark-Grenze umzurechnen beziehungsweise auf die Arbeitnehmer aufzuteilen.

 

Sonderabschreibung für Klein- und Mittelbetriebe

Sofern das Betriebsvermögen nicht mehr als 400.000 Mark beträgt, können neben der normalen Abschreibung zusätzlich 20 Prozent Sonderabschreibung ausgenutzt werden.
Vorweggenommene Erbfolge Die Übergabe eines Betriebs an nahe Angehörige kann begünstigt sein. Zunächst wird vom Wert des Unternehmens ein Abschlag von 40 Prozent rechnerisch abgezogen. Für den dann verbleibenden Wert sind bis zu 500.000 Mark steuerfrei. Allerdings sind bei dieser Gestaltung eine Reihe von Fallstricken zu beachten, damit ein nachträglicher Wegfall der steuerlichen Begünstigung nicht eintreten kann.

 

Beratung sichern

Nicht nur für die Auswahl geeigneter Software, sondern auch zu Fragen nach den aktuellen Änderungen im Abgabenrecht sowie bezüglich der Aufzeichnungspflichten sollten Sie den steuerlichen Berater fragen. Wenn Ihr Berater Ihre Probleme nicht kennt, kann er kaum etwas für Sie unternehmen. übliche Lohnbuchhaltung wird in der Praxis mit zehn bis 30 Mark pro Mitarbeiter und Monat an den Berater vergütet. Sparen Sie nicht an den Beraterkosten zur Abgabeneinsparung, denn bei laufender Kostenreduzierung durch seine Hilfe ist er sein Geld sicher wert:

Manche Sanierung des Lohnpersonalwesens hat Einsparungen von bis zu einem Drittel der Kosten erbracht – bei gleichbleibender Netto-Geldauszahlung an die Mitarbeiter versteht sich. Allerdings sollten Sie den Berater wechseln, wenn er Sie trotz Übernahme der Lohnbuchführung nicht unaufgefordert über die Steuersparmöglichkeiten informiert hat. Dann dürfte er mehr auf das bloße Erstellen der Steuererklärungen eingerichtet sein.

 

von Dr. Johannes Fiala

 

mit freundlicher Genehmigung

von www.channelpartner.de (veröffentlicht am 05.08.1998)

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