Veröffentlicht am 20.11.2006

Neues elektronisches Unternehmensregister: Der Deutsche Bundestag (BT) hat am 28.09.2006 das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) beschlossen. “Das EHUG führt zu einer grundlegenden Modernisierung des Umgangs mit veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten. Wir senken die Informationskosten, bauen Bürokratie ab, beschleunigen Abläufe und Existenzgründungen und geben damit der deutschen Wirtschaft einen wichtigen Innovationsschub”, sagte Bundesjustizministerin Brigitte Zypries.

Bedeutung der Transparenz: Bereits nach der “EG-KapCo-Richtlinie” sind Unternehmen verpflichtet ihren Jahresabschluss beim Handelsregister einzureichen. Wer gelernt hat eine Bilanz zu lesen, oder noch besser, für eine Bonitätsanalyse zu interpretieren, kann aus den öffentlichen Daten direkte Rückschlüsse auf die Bonität ziehen. Gerade solche Marktteilnehmer, die kaufmännische Fehler oder fahrlässige rechtliche Gestaltungen zu verbergen suchen, werden sich erfahrungsgemäß besonders “zieren” die Daten firstgerecht über das Handelsregister offen zu legen.
Mehrere Änderungen: Es wird ein “Elektronisches Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister” eingeführt. Spätestens bis zum 01.01.2007 werden Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister auf den elektronischen Betrieb umgestellt. Die Zuständigkeit bleibt beim örtlichen Amtsgericht/Registergericht. In Zukunft können Unterlagen nur noch elektronisch eingereicht werden. Die Bundesländer können übergangsfristen vorsehen, nach denen die Unterlagen bis spätestens Ende 2009 auch noch in Papierform eingereicht werden dürfen. Allerdings bleibt für die Anmeldungen zur Eintragung eine öffentliche Beglaubigung – z.B. durch einen Notar – erforderlich. Zur Beschleunigung ist vorgesehen, dass über den Antrag grundsätzlich “unverzüglich” zu entscheiden ist.

Nicht nur die Registerführung, sondern auch die Bekanntmachung wird künftig elektronisch erfolgen. Daher sind die Daten dann für Jedermann aus dem In- und Ausland leicht zugänglich ? übrigens wie bereits seit Jahren in der Schweiz der Fall !
Nur für einen übergangszeitraum bis Ende 2008 wird die Bekanntmachung zusätzlich noch in einer Tageszeitung erfolgen, ein ausgesprochen teurer Spass ? eine Subventionierung der Zeitungsverlage durch den Gesetzgeber, die nun ein Ende findet. Transparenz durch Offenlegung der Jahresabschlüsse Um die Veröffentlichung der Jahresabschlüsse zu erleichtern, werden für ihre zentrale Entgegennahme, Speicherung und Veröffentlichung nicht mehr die Amtsgerichte, sondern der elektronische Bundesanzeiger zuständig werden. Damit werden die Gerichte von Verwaltungsaufwand entlastet ? beispielsweise wegen der unermüdlichen Anfragen aus dem Hause Experten.de

Damit wird der elektronische Bundesanzeiger zu einem zentralen Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen. Das elektronische Unternehmensregister – www.unternehmensregister.de Ab dem 1. Januar 2007 können unter www.Unternehmensregister.de zentrale publikationspflichtige Daten eines Unternehmens online abgerufen werden.
Damit werden die Rechts- und Wirtschaftsbeteiligten künftig eine zentrale Informationsquelle besitzen, um die wesentlichen publizitätspflichtigen Angaben über ein Unternehmen zu erhalten.
Neues Gesetz setzt EG-Richtlinie um: Das EHUG setzt die Richtlinie 2003/58/EG zur Änderung der 1. gesellschaftsrechtlichen Richtlinie, Teile der EU-Transparenzrichtlinie 2004/109/EG sowie Beschlüsse der Regierungskommission Corporate Governance um. Außerdem ist dies ein Beitrag zum “small-company-act” zur Entlastung von Mittelstand und Existenzgründern.
Mehr Druck zur Transparenz: Ein Verstoß gegen die Offenlegungspflicht ist derzeit weitestgehend folgenlos. Die Sanktionierung eines Verstoßes erfolgt nur auf Antrag. Solche Anträge auf die Verhängung eines Ordnungsgeldes nehmen zwar zu, sind aber in der Masse nach wie vor die Ausnahme. Mit dem neuen Gesetz, sollen auch alle Kapitalmarktinformationen (Ad-hoc-Meldungen, Directors-Dealings-Meldungen, Mitteilung nach der BörsenZulVO, Meldungen über Stimmrechtsanteilsänderungen, pp.) an das zentrale Register “online” erfolgen. Die heutige Aufsplittung der Daten auf Handelsregister/Amtsgericht, BaFin und elektronischen Bundesanzeiger entfällt damit.
Neues Bußgeldverfahren: Bereits heute besteht die Pflicht des Amtsgericht zur Prüfung der Unterlagen, auch auf Einreichung und Vollständigkeit ? ein Ordnungsgeld wird jedoch nur auf Antrag (durch Jedermann !) festgesetzt, wenn die Unterlagen beim Handelsregister nicht vorliegen. Künftig wird ein Bußgeldverfahren dies ablösen, und zwar bei unrichtigen, unvollständigen, nicht rechtzeitig eingereichten Unterlagen etc. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers hat Verstöße unaufgefordert zu melden – das Bußgeldverfahren wird also automatisiert. Das Bußgeld (bis zu 50.000 Euro) kann auch wiederholt festgesetzt werden.

Handlungszwang Damit werden die betroffenen Gesellschaften gezwungen sein, ab 1.1.2007 entweder die Offenlegungspraxis massiv zu ändern- oder die eigene Gesellschaftsform durch Gestaltung bzw. Umstrukturierung zu ändern. Bereits heute haben nicht wenige Gesellschaften diese Option einer Änderung der Verhältnisse nicht erkannt, und es in kauf genommen, dass unnötige Zwangs- bzw. Ordnungsgelder festgesetzt wurden. Zumeist steht der Steuerberater in der Verantwortung, denn Fristüberschreitungen bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen können zugleich den Tatbestand verschiedener Strafnormen erfüllen ? wobei die Geschäftsleitung primär in der Verantwortung steht.

von Dr. Johannes Fiala

Veröffentlicht am 20.11.2006

Commercial register and disclosure of annual financial statements: Federal government resolves even more transparency – and corporate obligations “The EHUG leads to a fundamental modernisation of the handling of company data subject to publication. We are reducing information costs, cutting red tape, speeding up processes and start-ups, and thus giving the German economy an important innovation boost,” said Federal Minister of Justice Brigitte Zypries.

Importance of transparency: Already according to the “EC-CapCo-Directive” companies are obliged to file their annual accounts with the commercial register. Anyone who has learned to read a balance sheet, or even better, interpret it for a credit rating analysis, can draw direct conclusions about creditworthiness from public data. Just such market participants, who try to hide commercial mistakes or negligent legal arrangements, will, according to experience, be particularly “hesitant” to disclose the data via the commercial register first.
Several changes: An “Electronic Trade, Cooperative and Partnership Register” is introduced. By 01.01.2007 at the latest, commercial, cooperative and partnership registers will be converted to electronic operation. Jurisdiction remains with the local district court/registrar’s court. In future, documents can only be submitted electronically. The federal states may provide for transitional periods according to which the documents may still be submitted in paper form until the end of 2009 at the latest. However, public certification – e.g. by a notary – remains necessary for applications for registration. In order to speed up the process, it is stipulated that a decision on the application must in principle be taken “without delay”.

Not only the keeping of the register, but also the publication will be done electronically in the future. Therefore, the data is then easily accessible to everyone from home and abroad ? by the way, as has been the case in Switzerland for years !
Only for a transitional period until the end of 2008, the announcement will also be made in a daily newspaper, a very expensive fun ? a subsidy to newspaper publishers by the legislature that is now coming to an end. Transparency through disclosure of annual financial statements In order to facilitate the publication of annual financial statements, their central receipt, storage and publication will no longer be the responsibility of the local courts but of the electronic Federal Gazette. This will relieve the courts of administrative burdens ? for example because of the tireless inquiries from Experten.de

This will make the electronic Federal Gazette a central publication medium for business law announcements. The electronic company register – www.unternehmensregister.de As of 1 January 2007, central company data subject to publication requirements can be accessed online at www.Unternehmensregister.de.
This means that in future legal and economic operators will have a central source of information to obtain the essential information about a company that is subject to publication requirements.
New law implements EC Directive: The EHUG implements Directive 2003/58/EC amending the 1st Company Law Directive, parts of the EU Transparency Directive 2004/109/EC and resolutions of the Government Commission on Corporate Governance. In addition, this is a contribution to the “small-company-act” to relieve the burden on small and medium-sized enterprises and start-ups.
More pressure for transparency: A breach of the disclosure obligation is currently largely without consequences. The sanctioning of an infringement shall only take place upon request. Such applications for the imposition of an administrative fine are on the increase, but are still the exception in the mass. With the new law, all capital market information (ad hoc notifications, directors’ dealings notifications, notifications in accordance with the BörsenZulVO, notifications of changes in voting rights, etc.) should also be sent to the central register “online”. The current splitting of data between the commercial register/municipal court, BaFin and the electronic Federal Gazette is thus no longer necessary.
New fine procedure: Already today there is the obligation of the district court to check the documents, also for submission and completeness ? However, an administrative fine will only be imposed on application (by anyone !) if the documents are not available at the Commercial Register. In future, a fine procedure will replace this, in the case of incorrect, incomplete, untimely submission of documents, etc. The operator of the electronic Federal Gazette will have to report violations without being asked – the fine procedure will thus be automated. The fine (up to 50,000 euros) may also be imposed repeatedly.

The companies concerned will thus be forced to either massively change their disclosure practice as of 1.1.2007 or to change their own corporate form through structuring or restructuring. Already today, quite a few companies have failed to recognise this option of a change in circumstances, and have taken it in their stride that unnecessary coercive or regulatory fines have been imposed. In most cases, it is the tax advisor who is responsible, because exceeding deadlines in the preparation of annual financial statements can at the same time constitute an offence under various criminal law provisions ? whereby the management is primarily responsible.

by Dr. Johannes Fiala